|
Bureau Routine is u graag van dienst met de planmatige organisatie van of advisering voor een te organiseren bijeenkomst
of evenement.
Bureau Routine is ook in te schakelen voor de coördinatie van een
doorlopend communicatietraject binnen een organisatie of voor de
begeleiding van een bijzonder project of traject waarvoor de deskundigheid
niet aanwezig is in een organisatie.
Overzicht (deel)werkzaamheden Bureau Routine:
ADVISERING / ORGANISATIE
| Financiën |
| |
Opstellen begroting en bewaking budget.
Advisering bij sponsoring en budgettering.
Financiële administratie project en beheer projectrekening. |
| Programma |
| |
Samen met opdrachtgever de juiste programmaopzet
realiseren voor de beoogde doelgroep en de doelstelling
van het project. |
| Drukwerk |
| |
Begeleiding drukwerktrajecten en samenwerking
met de vormgever voor uitnodigingen, brochures, programmaboekjes,
badges enz. |
| Basisteksten |
| |
Teksten opstellen m.b.t. de organisatorische,
logistieke en administratieve zaken voor de drukwerken. |
| Website |
| |
Zorgdragen voor een passende website bij
het uit te voeren project. |
| Locatie |
| |
Geschikte locatie zoeken en contacten onderhouden,
betreffende zalen, inrichting, a.v.-middelen, catering,
techniek en tolken. |
| Logies |
| |
Contacten met hotels en/of de VVV voor opties.
Gasten reserveren meestal eigen hotelkamers.
Organisatie busshuttle van en naar locatie. |
| Sprekers / voorzitter |
| |
Contacten met de sprekers, voorzitters en
rapporteurs over de te treffen (logistieke) voorzieningen. |
| Sociaal programma |
| |
Op basis van wensen opdrachtgever en beschikbare
budgetten passend programma samenstellen voor de avond en
excursies. |
| Partnerprogramma |
| |
Afhankelijk van de belangstelling en de
grootte van de groep een programma samen (laten) stellen. |
| Draaiboek(en) |
| |
Opstellen werkdraaiboeken met tijdplanning
en dagdraaiboek. |
| Pers- en publiciteitstraject |
| |
Contacten leggen voor het opzetten van een
mediaplan en persbegeleiding tijdens een project. |
SECRETARIËLE WERKZAAMHEDEN
| Opzet adressenbestanden |
| |
T.b.v. verzending uitnodigingen. |
| Deelnemersregistratie |
| |
Inschrijvingen via internet.
Alle werkzaamheden voor de deelnemers: het innen van deelnemersgelden,
verzending bevestigingen, indelen in workshops en het maken
van de badges. Maar ook de bemensing van de secretariaats-/
congresbalie bij ontvangst gasten. |
| Tijdens de bijeenkomst / het evenement |
| |
Het voeren van de regie van de dag m.b.t.
alle logistieke zaken. |
|
Margie Alders, perswoordvoerder en eventmanager, Royal Haskoning:
"Gemeente, universiteit en bedrijfsleven organiseren tweejaarlijks de uitreiking van de Vrede van Nijmegen-penning, een grote en internationale gebeurtenis. Die drie partijen, waaronder Royal Haskoning, kunnen zich volledig richten op de inhoud, omdat het team van Routine efficiënt de organisatie en logistiek oppakt. Dat gaat bijna geruisloos; het gebeurt gewoon en het gebeurt goed! Tine Verheij zelf onderscheidt zich in de manier waarop zij als spil fungeert tussen de drie organiserende partijen: ze kent de gevoeligheden, durft conflicterende belangen te benoemen en zoekt actief mee naar oplossingen." |
